Organisatorisches rund um die Abizeitung - Redaktion, Layout, Druck

Im Abizeitungsteam laufen die Informationen aller Stufenmitglieder zusammen. Diese Informationen zu ordnen und die Arbeit zu koordinieren ist ein großer Aufwand. Hier gilt es den Überblick zu behalten. Der Erfolg der Abizeitung hängt zu einem Großteil von der Arbeit des Abizeitungsteams und der Hilfe aller Mitschüler ab.

Die Erstellung der Abizeitung läßt sich grob in drei Bereiche unterteilen:

1. Das Sammeln von Daten: Steckbriefe/Profile, Fotos, Kursfahrt-Berichte, Sprüche usw.
2. Die eigentliche kreative Arbeit der Redaktion
3. Anzeigenkunden finden, Druckereien vergleichen und beauftragen, Verkauf

Das Sammeln der Daten ist für das Abizeitungsteam der anstrengendste Teil der Arbeit. Zwar wollen alle Mitschüler eine tolle Abizeitung, trotzdem ist es oft mühsam die erforderlichen Materialien von ihnen zu bekommen.

Das Abizeitungsteam

Auf einer Stufenversammlung sollte das Abizeitungs-Komitee bestimmt werden. Beim ersten Treffen dieses Teams sollte jemand verläßliches gewählt werden, um als Teamleiter zu arbeiten. Es ist wichtig mindestens eine Person zu haben, die sich für das Projekt Abizeitung verantwortlich fühlt, den Gesamtüberblick behält und die Erstellung vorantreibt.

Meist melden sich viele Teilnehmer für das Team. Mit einer großen Gruppe lässt sich meist nicht sehr effektiv arbeiten, doch meist schrumpft die Gruppe schnell, wenn es richtig ans Arbeiten geht. Dem Teamleiter sollte klar sein, dass das Team, was sich beim ersten Treffen zusammenfindet, auf einen kleinen, harten Kern zusammenschrumpfen wird.

Ideen sammeln

Auf dem ersten Treffen solltet Ihr erstmal alle Ideen aufschreiben. Nicht jede Idee kann verwirklicht werden – meist aus Zeitgründen – Ihr solltet später eine konkretere Auswahl treffen. Meistens wird ein Abi-Motto festgelegt, dass bei allen Aktivitäten (Abiball, Abizeitung, Abigag/Abistreich, ...) aufgegriffen wird.

Eine gute Quelle für Ideen bieten hierbei Abizeitungen aus vergangenen Jahrgängen. Fragt herum wer Abizeitungen aus den letzten Jahrgängen oder auch von anderen Schulen besorgen kann. Viele Ideen könnt Ihr in unserer Galerie sehen, ausserdem haben wir einige Themen-Ideen für Euch zusammengestellt. Natürlich drucken wir Eure Abizeitung auch wenn Ihr ein anderes Thema auswählt.

Spezialisten

Bestimmt gibt es auch in Eurer Stufe Spezialisten für einen bestimmten Aufgabenbereich. Es gibt Leute, die gerne fotografieren, Leute, die sich mit Videoschnitt oder Grafikdesign auskennen. Diese solltet Ihr überzeugen, mit ihrem Wissen zum Erfolg der Abizeitung beizutragen.

Die Schüler, die sich mit dem Layout beschäftigen, können bei uns an einem der kostenlosen Workshops teilnehmen. Außerdem solltet Ihr dringend unsere Anleitungen beachten. Während der Arbeit an der Zeitung findet Ihr ausserdem viele Antworten auf häufig gestellte Fragen in unserer FAQ.

Jahrgang einbinden

Die Abistufe stellt einen Großteil der Inhalte bereit. Für die Abgabe dieser Inhalte solltet Ihr Termine festlegen, an denen man offiziell nicht rütteln kann. Diese Deadlines müsst Ihr natürlich allen bekanntgeben, beispielsweise durch einen Aushang oder besser in einem E-Mail-Verteiler.

Ihr werdet kurz vor den Deadlines (sehr wahrscheinlich auch noch danach) etlichen Schülern hinterherrennen müssen, die noch kein aktuelles Foto abgegeben haben oder Euch noch einen lange versprochenen Kursbericht schulden.

Um an aktuelle Fotos zu kommen gibt es eine effiziente Möglichkeit: Nehmt einfach eine Digitalkamera mit in die Schule und macht die fehlenden Fotos in den Pausen oder bei anderen Gelegenheiten. Hierbei müsst ihr jedoch darauf achten, dass jeder das Recht am eigenen Bild hat und ihr alle Bilder nur mit Zustimmung veröffentlichen dürft.

Führt eine Liste (oder eine Excel-Tabelle, die kann man auch mal eben per Mail verschicken) mit allen erforderlichen Berichten, Fotos, Steckbriefen usw. und haltet diese immer aktuell! Gleiches gilt für die Anzeigen, haltet nach wer Euch eine Anzeige in welcher Größe zugesagt hat und hakt nach, falls die erforderliche Vorlage noch nicht bei Euch eingegangen ist.

Aktuelle und vollständige Stufenliste

Eine Stufenliste ist wichtig, was ist peinlicher als einen Steckbrief in der Abizeitung zu vergessen? Ideal ist eine Liste mit eMail-Adressen und Handynummern, um alle Stufenmitglieder schnell erreichen zu können.

Frühzeitig für eine Druckerei entscheiden, erst dann mit dem Layout beginnen

Ihr solltet verschiedene Angebote von Druckereien einholen und diese vergleichen. Es zählt nicht der günstigste Preis, sondern das Komplettpaket! Achtet darauf, welche Leistungen im Preis enthalten sind und ob Ihr bei der Druckerei gut aufgehoben seid. Bietet die Druckerei kostenlosen Support, Workshops, eine FAQ, eine Anleitung, Dateivorlagen, eine Online-Datenprüfung und Korrekturabzüge an? Sind die Versandkosten und die Mwst. im Preis enthalten? Wie ist die Qualität (Muster anfordern!), wie lange die Produktionszeit, ist die Produktion umweltverträglich? Ist die Lieferung ohne Vorkasse möglich?

Wenn Ihr Euch für eine Druckerei entschieden habt solltet Ihr diese rechtzeitig beauftragen, damit Euer Auftrag eingeplant werden kann. Meist klappt eine Bestellung "kurz vor knapp" nicht. Ausserdem solltet Ihr unbedingt die Vorgaben der Druckerei für die Erstellung Eurer Datei erfragen und diese beachten. printaholics stellt Euch dafür eine ausführliche (aber einfache) Anleitung bereit.

Auf keinen Fall solltet Ihr einfach mal "drauflos"-Layouten, das führt fast nie zu einem qualitativ guten Ergebnis im Druck, häufig gibt es sogar Schwierigkeiten beim Drucken der Daten.

Klärt mit der Druckerei ab, ob Ihr Euch schon bei der Beauftragung auf eine genaue Seitenzahl festlegen müsst. Ihr solltet die Möglichkeit haben, bis zur Übertragung Eurer Datei die Anzahl der Seiten nach oben und unten zu korrigieren. Bei printaholics ist das kein Problem!

Die Zeitplanung

Erstellt eine Zeitplanung für die einzelnen Schritte der Arbeit an der Abizeitung, damit Ihr einen Überblick bekommt wann welche Phasen abgeschlossen werden sollten.

Macht Euch darauf gefasst, dass trotz guter Vorbereitung am Ende die Zeit knapp wird, es kommt oft etwas dazwischen, der Schuldirektor muss noch Korrekturlesen, Anzeigenvorlagen fehlen usw. usw.